Assistant Administratif et Accueil en Copropriété H/F - Administration Immobiliere Savoyarde

Syndic de copropriété depuis 1969, recherche un(e) Assistant(e) de gestion de copropriété en CDI afin de renforcer son équipe.

Nous sommes un cabinet indépendant à taille humaine, attaché à une ambiance de travail familiale, à la proximité avec ses clients et à la qualité du service rendu. Notre équipe est actuellement composée de 2 gestionnaires de copropriété, 1 comptable et 1 commercial.

Notre activité est principalement tournée vers une clientèle de résidences secondaires. Cette particularité implique une activité plus soutenue et une forte présence pendant les périodes de vacances scolaires, durant lesquelles nos clients sont davantage présents dans leurs résidences.
Vos missions :
En collaboration directe avec les gestionnaires de copropriété, vous participez à la gestion administrative et au suivi des immeubles.

- assurer l'accueil téléphonique et physique des copropriétaires, entreprises et différents interlocuteurs (4h par jour) ;
- traiter les courriels, courriers et demandes courantes des copropriétaires ;
- assurer le suivi administratif de dossiers de copropriété ;
- assurer la diffusion des convocations aux assemblées générales et procès-verbaux ;
- demander les ordres de service et interventions des entreprises ;
- assurer le suivi administratif des sinistres ;
- tenir à jour les informations et documents relatifs aux copropriétés ;
- assister plus généralement les gestionnaires dans l'organisation et le suivi quotidien de leur portefeuille.

Profil recherché
Nous recherchons avant tout une personne organisée, rigoureuse, polyvalente et réactive, appréciant le travail en équipe et le contact avec la clientèle.

Vous disposez :
- d'un niveau Bac minimum ;
- d'un très bon relationnel et d'un réel sens du service ;
- d'une bonne capacité rédactionnelle et d'une bonne maîtrise de l'orthographe ;
- d'une capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à hiérarchiser les priorités ;
- d'une bonne maîtrise des outils bureautiques ;
- idéalement, d'une connaissance des logiciels immobiliers ICS / SPIRIT ;
- d'un niveau d'anglais permettant d'échanger avec notre clientèle anglophone, aussi bien à l'oral que par écrit ;
- du permis B.

Une première expérience dans l'immobilier, la copropriété ou dans une fonction administrative similaire serait appréciée. La connaissance du métier de syndic constitue un véritable atout, mais nous attachons également une grande importance aux qualités humaines, au sens de l'organisation et à la capacité d'apprentissage.

Les qualités qui feront la différence :
Sens du contact - Organisation - Rigueur - Autonomie - Réactivité - Diplomatie - Esprit d'équipe - Qualité rédactionnelle.

Le métier de syndic implique de savoir écouter, comprendre les demandes, gérer les priorités et parfois faire face à des situations urgentes ou à des interlocuteurs exigeants. Nous recherchons donc une personne à l'aise dans les relations humaines et sachant conserver calme et professionnalisme.

Conditions du poste
Contrat : CDI
Temps de travail : temps plein 35h
Diplôme : Bac minimum
Permis : Permis B obligatoire
Langue : anglais requis
Logiciels : ICS / SPIRIT et outils bureautiques
Rémunération : à définir selon profil et expérience

Le poste nécessite une disponibilité particulière pendant les vacances scolaires, périodes correspondant à une présence importante de notre clientèle en résidence secondaire.

Pourquoi nous rejoindre ?
Nous rejoindre, c'est intégrer un cabinet implanté depuis plus de 55 ans, avec une équipe volontairement restreinte où chacun participe directement au fonctionnement et à la qualité du service apporté aux copropriétaires.
Nous recherchons une personne souhaitant s'investir durablement dans l'entreprise, prendre progressivement en main ses missions et devenir un véritable appui pour les gestionnaires et l'ensemble de l'équipe.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence

Langues: Anglais exigé,Français exigé

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration d'immeubles et autres biens immobiliers

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.

• Gestion de l'emploi du temps
• Orthographe
• Sens du relationnel
• Anglais
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Logiciels de gestion immobilière
• Rigueur et méthode
• Compétences rédactionnelles
• Français
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Empathie